Geen papieren meer opbergen op kantoor maar files

Zo kan ook jij papierloos werken

Wanneer je echt milieubewust wilt werken, dan is papier natuurlijk niet langer te verantwoorden. Toch zie je om je heen nog flinke stapels liggen. Van dossiers vol A4’tjes tot en met notitiebriefjes en post-itpapiertjes, er is van alles te vinden. Bovendien vindt meerdere keren per jaar een grote opruiming plaats waarbij veel van dat papier wordt weggegooid. Het is logisch dat je je afvraagt of dat voortaan niet anders zou kunnen zodat de stapel kleiner wordt.

Papierloos werken

Wanneer je om je heen kijkt, dan zal je talloze voorbeelden van papierloos werken vinden. Misschien zijn die zelfs wel bij andere collega’s op hetzelfde kantoor te vinden. Dat kan bijvoorbeeld doordat alle informatie die de collega’s nodig hebben gewoon digitaal wordt opgeslagen, bijvoorbeeld door in de cloud te werken. Vanaf een tablet of laptop is dan toegang te krijgen tot alles wat nodig is. Dat is een stuk gemakkelijker dan de manier waarop jij het aanpakt. Alle reden dus om zelf ook eens aan een overstap te denken. Alleen al omdat je dan zoveel minder opslagruimte nodig hebt. Een garderobekast van Moonen Import Export kan al genoeg zijn.

De aanpak

Hoe pak je dat nou aan, die overstap naar papierloos werken? Dat begint natuurlijk met het wegwerken van de stapels papier die je nu hebt. Bekijk de stukken en bepaal wat weg kan en wat je nog nodig hebt. Daarmee kan je alvast een deel wegwerken. Het deel dat overblijft moet je digitaliseren. Dat doe je bijvoorbeeld door het te scannen. Daarna kan het alsnog weg. Maak een map aan op je computer waar je de documenten bewaart en sla ze ook op in de cloud. Er is hier hele handige software voor op de markt. De laatste stap is misschien wel het lastigst. Het is nu namelijk zaak om geen nieuwe papierstapel op te bouwen. Schrijf dus niets meer op, maar werk altijd digitaal.

Stapsgewijs

Het is belangrijk om te beseffen dat van werken met papier naar volledig papierloos werken een flinke overstap is. Bovendien kan je je afvragen of dit wel geheel mogelijk is op dit moment. Er komt immers ook papier van buitenaf je werkruimte in. En soms is digitaal werken gewoon echt niet mogelijk. Doe alles dus stap voor stap en maak er ook geen probleem van als er in de eerste periode nog wat papier te vinden is. Bedenk daarbij wel ook dat het zeker mogelijk is om geheel papierloos te werken. De belangrijke documenten die nog niet weg kunnen, kan je dan opslaan in een brandkast van Moonen Import Export.

De voordelen

Natuurlijk is het belangrijk om na te denken over de voordelen van papierloos werken. Dat zijn er namelijk heel veel. In de eerste plek is het bijvoorbeeld veel efficiënter om alles op één plek te hebben door het digitaal op te slaan. Dit komt je snelheid en slagvaardigheid op het werk ten goede. Daarnaast is het gemakkelijker om processen te automatiseren waardoor alles vloeiender zal verlopen en er minder kansen op fouten zullen zijn. Digitaal is dan een belangrijk voordeel ten opzichte van papier. Zeker ook omdat het sneller te verwerken is. Ook voordelig van het opslaan in de cloud ten opzichte van papier is dat het gemakkelijker is om toegang te hebben tot de documenten vanaf eigenlijk elke gewenste plek. Meer dan inloggen is niet nodig, ongeacht de drager. De opslag is ook veiliger, diefstal of ongelukken zoals brand zullen minder schadelijk zijn. Minder papier gebruiken is bovendien ook duurzamer en beter voor het milieu. Daardoor zijn er eigenlijk op alle vlakken voordelen te vinden voor elk kantoor.

Tekst geschreven in opdracht van Joep Moonen.