wat is agile en wat is scrum en wat kan ik ermee?

Weg met de vergadering, leve agile en scrum

De vergadering in de klassieke stijl is allang niet meer van deze tijd. Langdradige, tijdrovende ontmoetingen moeten worden vervangen, Daar zijn verschillende mogelijkheden voor. Zo kan er bijvoorbeeld worden gekozen voor agile meetings. Een andere optie is door te kiezen voor scrummen. Beide vormen hebben hun eigen voor- en nadelen, dus het is vooral belangrijk om deze eens goed op een rij te zetten en te zien welke manier van overleg het best bij jou en jouw onderneming past.

Hoe ziet een agile meeting eruit?

Een agile meeting moet aan een aantal voorwaarden voldoen om succesvol te zijn. In de eerste plaats is het belangrijk dat er doelmatig gewerkt wordt. Er is geen ruimte voor bijzaken. Daarnaast moet er wendbaar en flexibel gewerkt worden. Leef in het nu. Een goede agile werkplek inrichten is dus ook belangrijk. Zorg voor een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De kwaliteit van de meeting moet samen bewaakt worden. Wees tot slot ook transparant, iedereen moet weten wat zijn rol is en welke taken en zaken daarbij horen.

Volgens agenda

Zoals al is af te leiden uit de voorwaarden speelt de agenda van de meeting een essentiële rol. Door altijd dezelfde stappen te doorlopen weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Begin met een check-in waarin iedereen punten kan aanstippen, vooral op het gebied van stemming. Stel de agenda van de meeting op, dit zijn de punten die op dit moment spelen. Ga vervolgens de punten op volgorde langs. Dat betekent dus dat eerst de kwestie wordt gepresenteerd, dan mogen er vragen worden gesteld. Er worden voors en tegens besproken en uiteindelijk komt het tot een besluit. Eindig de vergadering met een feedbackronde die gericht is op de vergadering.

Werken volgens scrum

Wie op een flexibele manier wil werken kan scrum als methode toepassen. Dit is een methode waarin met multidisciplinaire teams wordt gewerkt. In korte sprints, van punt naar punt worden producten opgeleverd. Samenwerking is hierbij dus erg belangrijk om het doel te bereiken. Daarom is een scrum ruimte inrichten ook van groot belang. Zo kan snel op de situatie worden ingespeeld wanneer dit nodig is. Wel is het belangrijk om een productowner aan te stellen, dit is de voorzitter van de vergadering die de agenda en voortgang bewaakt. Dit is iets anders dan de scrummaster, de vroegere notulist. Deze houdt de agenda, actielijst en planning bij.

Afhandelen

Een scrummeeting wordt in tijdblokken ingedeeld. In een blok wordt een onderwerp of agendapunt volledig afgehandeld. Dit moet ook door de scrummaster goed bijgehouden worden in de actiepuntenlijst. Zo kan de afronding worden geregistreerd. Mogelijk kunnen dan nieuwe punten of onderwerpen aan de planning worden toegevoegd voor de volgende sprint. De voordelen hiervan zijn natuurlijk duidelijk. Er is bij een scrum een hoge mate van inzicht in de stand van zaken. Dat maakt het makkelijk om van punt naar punt te sprinten en snel duidelijkheid te hebben. De lijntjes zijn kort en het gewenste resultaat is voor iedereen helder. Daardoor zal teamwork belangrijker worden. Let wel op dat er bepaalde vergadervormen, zoals bestuursvergaderingen, niet altijd geschikt zijn voor scrum. Thematische vergaderingen zijn dit juist wel. De cultuur is hierin ook belangrijk, deelnemers moeten open en positief ingesteld zijn en lef durven tonen.

Slagingskans

Om de slagingskans van een scrummeeting te verhogen is het belangrijk om de vergadering goed voor te bereiden. De rollen moeten duidelijk zijn. De agenda moet klaar zijn en de actielijst moet op orde zijn. Deze moeten vooraf voor de deelnemers inzichtelijk zijn. Mogelijk kan ook een planning al klaarliggen en is deze inzichtelijk voor de deelnemers. Dit geldt ook nog tijdens de meeting. Zoals aangegeven is ook een goede scrumruimte heel belangrijk. Zorg dat alles wat nodig is ook aanwezig is. Zo worden de kansen groter.

Tools gebruiken

Doordat scrummen zo gebruikelijk is geworden in veel vakgebieden, is er ook veel te krijgen op het gebied van vergadertools. Er zijn hier heel veel voorbeelden van. Het bekendste voorbeeld is misschien wel Scrumwise. Een softwarepakket dat heel gemakkelijk te gebruiken is en snel te begrijpen is. Dit pakket kan ook handig zijn voor telefonische scrums of videoscrums. Een ander bekend voorbeeld is Sprintometer. Daarnaast werkt ook Scrumpy goed en is deze tool bovendien gratis te gebruiken. Alle tools helpen het rapporteren te verbeteren. Natuurlijk kunnen ook klassieke methodes als een flipover, post-its, een schoolbord of een whiteboard worden gebruikt.

Betere resultaten

Uiteindelijk leveren agile meetings en scrummen betere resultaten op omdat er sneller en effectiever gewerkt kan worden tijdens vergaderingen. Dit komt vooral omdat het gewenste resultaat veel meer centraal staat en veel duidelijker is. De vergaderingen kunnen in beide vormen ook sterk verkort worden, tot wel bijna de helft van de tijd kan worden gewonnen. Vooral de goede voorbereiding speelt hierin natuurlijk een belangrijke rol, net als de juiste inrichting van de ruimtes om effectief te werken.

Tekst geschreven in opdracht van Joep Moonen.